Las reuniones de negocios, las convenciones y los grandes eventos son algunas de las muchas razones que mantienen a su personal en constante movimiento y en DotTransfers, lo sabemos. Nuestra plataforma global le permite planificar, reservar y gestionar todos los traslados terrestres para todos estos eventos importantes desde un solo lugar. Pero además, en nuestro site, también queremos darle algunos consejos si es una empresa y está pensando en organizar un evento corporativo en breve.
El primer paso es la investigación. Es necesario conocer el sector y su público. ¿Cuál es el tema candente del día en el sector? El tema tiene que ser relevante y útil. Dele a la gente tiempo para respirar. ¿Hay otros eventos en el sector? Si la industria está inundada de eventos b2b similares, la organización de su evento podría ser una pérdida de tiempo, energía y dinero.
En la industria es obligatorio aprender de los mejores. Si hay una exposición “imprescindible” ya para el sector, vaya, vea cómo se desarrolla. No tenga miedo de empaparse con las mejores ideas y traerlas de vuelta para su propio evento. Además, la ubicación, la fecha y el precio serán clave tanto para los expositores como para los visitantes. Además el evento debe contar con un buen acceso y estar conectado por las principales redes de carreteras. Asegúrese de que la fecha no entra en conflicto con otros eventos del sector o con períodos vacacionales (entre semana por lo general funcionan mejor).
No debería perder de vista el objetivo final del evento ya que, muchas veces, es fácil dejarse llevar por la planificación de una gran exposición con alardes de abundancia, trucos de publicidad, entretenimiento, escenarios increíbles, últimos gadgets…Deténgase a preguntarse: “¿es esto lo que querrán los expositores y los visitantes?”. Un gran evento debe tener muchos detalles así que presta atención, ya que las cosas más pequeñas marcan la mayor diferencia. Si hay presentaciones de más de 20 minutos, debe proporcionar asientos para todos. Además, la colocación de pantallas alrededor de la habitación asegurará a menos gente hablando en el fondo de la sala. El evento es el centro de su comunicación desde el momento de la planificación. La interacción pre y post es fundamental para extender la experiencia y el ROI. Su primera impresión es la invitación y el proceso de RSVP . Al terminar, un email de “gracias por asistir” una vez finalizado el evento, con la información pertinente y si es posible, valorando su asistencia, ayudan a fidelizar y animan a la asistencia al próximo encuentro.
Finalmente pídale opinión al asistente. Asegúrese de capturar los datos de contacto y, si no lo hace en el evento en sí, es importante hacer un seguimiento después con una encuesta – qué necesita el evento en una futura edición, si estaría dispuesto a volver- buscando en todas las preguntas las respuestas más honestas posibles. Trate cualquier comentario negativo como una crítica constructiva y tenlo en cuenta para el próximo año.
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